Laporan Keuangan UMKM Sederhana: Contoh untuk Usaha Makanan

Kamu sudah rajin mencatat uang masuk dan keluar tiap hari. Akhir bulan, bukunya penuh angka, tapi pertanyaan yang paling penting belum terjawab: bulan ini usahamu untung berapa, dan ke mana uangnya? Mungkin kamu juga pernah dengar laporan keuangan dibutuhkan kalau mau pinjam modal ke bank, lalu mengira itu urusan akuntan.

Untuk mulai, laporan keuangan usaha rumahan cukup dua laporan pendek. Laporan laba rugi menjawab untung atau rugi. Laporan arus kas menjawab ke mana uangnya. Bahannya buku kas harian seperti di contoh pembukuan harian jualan rumahan, dan cukup disusun sebulan sekali.

Contohnya tetap penjual risol mayo yang sama: risolnya dijual Rp4.500, sebagian lewat GoFood. Modal bahan, minyak, gas, dan kemasan untuk membuat satu risol Rp3.000. Modal per porsi ini disebut HPP (harga pokok penjualan).

Contoh laporan keuangan UMKM makanan: sebulan jualan risol

Ini laporan bulan September dari buku kas penjual risol tadi. Semua angkanya contoh. Sebulan ia membuat 20 adonan, masing-masing 40 risol, jadi 800 risol, dan anggap semuanya laku:

• 700 risol dijual langsung seharga Rp4.500. Satu pesanan arisan, 30 risol, belum dibayar sampai akhir bulan.
• 10 paket isi 10 lewat GoFood. Dengan komisi contoh di artikel cara menentukan harga jual makanan, yaitu 20% ditambah PPN (pajak atas komisi itu), uang yang masuk Rp45.124 per paket.

Semua angka di tabel dalam rupiah.

1. Laporan laba rugi: untung atau rugi?

Cara membacanya dari atas ke bawah:

• Penjualan adalah semua hasil jualan bulan itu: Rp3.150.000 + Rp451.240 = Rp3.601.240. Pesanan arisan yang belum dibayar ikut dihitung, karena risolnya sudah diserahkan. Penjualan GoFood dihitung sebesar uang yang masuk, sama seperti di buku kas harian.
• HPP di sini adalah modal untuk 800 risol yang dibuat (di contoh ini semuanya laku), bukan total belanja bulan itu. Paling gampang: jumlah risol × HPP per risol dari cara menghitung HPP makanan rumahan. Minyak, gas, dan plastik sudah termasuk di Rp3.000 itu, jadi tidak ditulis lagi.
• Laba kotor adalah penjualan dikurangi HPP: Rp3.601.240 − Rp2.400.000 = Rp1.201.240. Ini untung dari risolnya saja.
• Biaya operasional adalah biaya usaha di luar bahan risol, seperti bensin, kresek, dan parkir. Totalnya Rp200.000 + Rp50.000 = Rp250.000.
• Laba bersih adalah laba kotor dikurangi biaya operasional: Rp1.201.240 − Rp250.000 = Rp951.240. Inilah untung usahamu bulan itu, sebelum dihitung upah untuk tenagamu sendiri.

Uang yang diambil untuk keperluan rumah tidak masuk laporan laba rugi, karena bukan biaya untuk membuat atau menjual risol.

2. Laporan arus kas: ke mana uangnya?

Arus kas adalah aliran uang yang benar-benar masuk dan keluar. Seperti di buku kas harian, uang usaha artinya uang tunai jualan ditambah yang ada di rekening dan saldo aplikasi. Saldo awal adalah uang usaha di awal bulan, saldo akhir di akhir bulan.

Uang masuk dari jualan langsung adalah Rp3.150.000 − Rp135.000 = Rp3.015.000, karena pesanan arisan 30 × Rp4.500 = Rp135.000 belum dibayar. Saldo akhir = Rp500.000 + Rp3.015.000 + Rp451.240 − Rp2.520.000 − Rp250.000 − Rp600.000 = Rp596.240. Angka ini harus sama dengan uang usaha yang benar-benar ada di tanggal 30.

Beda laba dan kas: untung Rp951.240, kok uangnya cuma nambah Rp96.240?

Di contoh pembukuan harian sudah terlihat bahwa uang masuk dikurangi uang keluar belum tentu sama dengan untung. Uang usaha naik dari Rp500.000 ke Rp596.240, cuma Rp96.240, padahal laba bersihnya Rp951.240. Uangnya tidak hilang. Tabel ketiga ini bukan laporan, hanya pengecek:

• Arisan belum bayar disebut piutang, yaitu uang jualan yang masih ada di pembeli. Penjualannya sudah masuk laba, uangnya baru datang bulan depan.
• Sisa bahan. Anggap di awal September bahan di dapur sudah habis. Sebulan ia belanja Rp2.520.000, tapi yang terpakai untuk 800 risol Rp2.400.000. Sisanya, Rp120.000, masih berupa bahan, gas, dan plastik, kira-kira cukup untuk satu adonan lagi.
• Uang untuk rumah tidak mengurangi laba, tapi mengurangi uang usaha. Kalau tiap bulan yang diambil lebih besar dari laba bersih, uang usahamu terus menyusut walau usahanya untung. Cara mengaturnya ada di artikel memisahkan uang usaha dan uang pribadi.

Tiga angka di akhir bulan ini sekaligus jadi catatan posisi usahamu: uang usaha Rp596.240, bahan Rp120.000, dan piutang Rp135.000. Kalau kamu punya utang ke pemasok, tulis juga.

Cara membuat laporan keuangan UMKM sederhana di akhir bulan

Kamu cukup butuh buku kas sebulan, kalkulator di HP, dan satu halaman kosong atau satu sheet baru di Excel atau Google Sheets. Urutannya:

1. Tutup buku kas. Cocokkan saldo terakhir dengan uang usaha yang benar-benar ada di dompet jualan, rekening, dan saldo aplikasi. Ini saldo akhir.
2. Susun arus kas. Jumlahkan kolom Masuk dan Keluar sebulan. Pisahkan uang keluar menurut jenisnya: belanja bahan (termasuk minyak, gas, kemasan), biaya operasional, uang yang diambil untuk rumah, dan kalau ada, beli alat atau bayar cicilan pokok utang. Bunga pinjaman tetap masuk biaya operasional. Cek: saldo awal + masuk − keluar harus sama dengan saldo akhir.
3. Hitung penjualan. Jumlahkan baris jualan di buku kas, lalu tambahkan pesanan bulan ini yang belum dibayar. Pembayaran untuk pesanan bulan lalu jangan dihitung lagi, karena sudah masuk penjualan bulan lalu.
4. Hitung HPP. Kalau HPP per porsimu sudah dibagi porsi yang benar-benar bisa dijual (seperti di artikel HPP), kalikan dengan jumlah porsi yang terjual. Kalau HPP-nya dibagi semua porsi yang dibuat, kalikan dengan porsi yang dibuat, termasuk yang tidak laku dan terbuang. Jangan dicampur, supaya risol yang terbuang tidak terhitung dua kali. Kalau menunya lebih dari satu, hitung per menu lalu jumlahkan.
5. Cek HPP dengan belanja. Belanja bahan sebulan + sisa bahan di awal bulan − sisa bahan di akhir bulan (taksir dengan harga belinya) hasilnya harus mendekati HPP tadi. Di contoh ini: Rp2.520.000 + Rp0 − Rp120.000 = Rp2.400.000. Kalau hasilnya jauh lebih besar, mungkin ada bahan terbuang atau harga bahan sudah naik, dan HPP per porsimu perlu dihitung ulang.
6. Susun laba rugi: penjualan − HPP = laba kotor, lalu laba kotor − biaya operasional = laba bersih.
7. Bandingkan laba bersih dengan kenaikan uang usaha (saldo akhir − saldo awal). Selisihnya harus bisa dijelaskan oleh piutang, sisa bahan, dan uang untuk rumah. Kalau masih ada sisa selisih, cek dulu apakah bulan itu kamu beli alat (mixer, oven, freezer), bayar cicilan pokok utang, atau justru menerima pinjaman atau tambahan modal. Semua itu mengubah uang usaha tapi bukan penjualan atau biaya bulanan, jadi catat terpisah. Bunga pinjamannya tetap masuk biaya operasional. Kalau bukan itu, baru curigai catatan yang terlewat.

Di Excel atau Sheets, tambahkan satu kolom "Jenis" di buku kas: jualan, bahan, operasional, rumah, alat dan utang, atau modal. Di akhir bulan, filter per jenis, lalu jumlahkan.

Simpan laporan tiap bulan dan bandingkan. Kalau penjualan naik tapi laba bersih tidak ikut naik, cek lagi HPP dan harga jualmu. Kalau suatu hari kamu mengajukan pinjaman usaha, misalnya KUR (Kredit Usaha Rakyat), bank biasanya ingin tahu penjualan dan untung usahamu. Dokumen apa saja yang diminta, tanyakan langsung ke bank tujuan.

Rekap bulanan lewat WhatsApp

Kalau tiap uang masuk dan keluar sudah dicatat lewat chat WhatsApp ke CatatWA, angka arus kasnya bisa diminta sekali ketik:

Ketik rekap lalu nama bulan dan tahunnya. Balasannya berisi saldo di awal bulan, pemasukan, pengeluaran, dan saldo tutup buku. Pemasukannya Rp3.015.000 + Rp451.240 = Rp3.466.240. Pengeluarannya Rp2.520.000 + Rp250.000 + Rp600.000 = Rp3.370.000, karena uang yang diambil untuk rumah juga dicatat sebagai pengeluaran. Baris "Untung/Selisih" di balasan itu, Rp96.240, adalah pemasukan dikurangi pengeluaran. Angkanya sama dengan kenaikan uang usaha, bukan laba bersih. Laba bersih tetap dihitung dengan laporan laba rugi tadi, karena piutang dan sisa bahan tidak terlihat dari uang masuk dan keluar.

Kalau hanya ketik bulanan, yang keluar rekap 30 hari terakhir, bukan satu bulan kalender. Kalau belum mulai mencatat lewat WhatsApp, panduannya ada di cara catat keuangan lewat WhatsApp. Perintah lainnya ada di daftar perintah WhatsApp CatatWA.

Mulai dari bulan ini: tutup buku kas di tanggal terakhir, lalu isi dua laporan tadi dan tabel pengecekannya dengan angkamu sendiri. Laporan pertama memang paling lama. Bulan berikutnya biasanya lebih cepat.